업무가 빨라지는 컴퓨터 파일정리 방법
한글, 엑셀, PPT, 영상 제작 등의 작업을 할 때는 필요에 따라서 여러 번 수정을 거친다. 그렇게 되면 기존 파일이 나중에 필요할 수 있기 때문에 일단 저장하고 수정본을 따로 작업하게 되는데, 파일을 제대로 정리하지 못하면 막상 찾으려 하면 어떤 파일인지? 어느 폴더에 있는지? 도저히 찾을 수가 없게 된다. 그래서 파일 정리 시 제목, 폴더, 파일 정렬 방법을 숙지하면 효과적으로 업무를 수행할 수 있을 것이다.
파일 제목 정하기
제목을 어떻게 정하느냐에 따라 파일을 어디에 두었는지 기억하지 못해도 검색 도구를 이용하면 찾는 시간을 단축할 수 있는데, 보고서 내용과 같은 제목을 파일에 사용하고 수정 시기에 따라 알 수 있도록 표시한다.
- 단어 사이에는 언더바(_)를 사용한다. 예시)20XX년_미래_성장_전략기획_보고서
- 제목은 보고서 제목과 같거나 연관되게 작성한다.
- 최종 작성 날짜를 기재한다. 예시) 해외_업무보고서_20221231
- 수정 순서에 따라 기호 또는 표시(ver1)를 한다. 예시) 대외_업무보고서_ver1
폴더 작성 방법
바탕화면이 수많은 파일 또는 폴더로 가득한 때도 있는데, 이런 사람들은 대개 폴더 관리를 하지 않기 때문에 일어난다. 시기에 따라 년도, 관계 부서에 따라 XX팀, 업무 내용에 따라 회계 등으로 폴더를 수직 구조화 하면 원하는 파일을 쉽게 찾을 수 ㅇ있다.
파일 정렬 방법
파일은 보통 이름 순서로 정렬되어 있다. 그래서 제목에 작성 날짜를 적어두거나 버전 표기를 적어두지 않은 경우 정렬 기능을 통해 최신 문서를 찾을 수 있다.
- 폴더 빈칸에서 마우스 우클릭 후 정렬기준을 선택한다.
- 메뉴에서 날짜를 클릭한다.
- 자세한 작성 날짜를 보고 싶으면 마우스 우클릭 후 보기를 선택한다.
- 메뉴 중 자세히 항목을 클릭하면 파일이 최신 작성 시간 순서로 정렬된다.
만약 현재 상태로 보기, 정렬을 고정하고 싶다면 폴더 및 검색옵션 변경 기능을 이용한다.